준비된 ppt는 일본 기업 대상으로 준비된 것이라, 일본 상황을 중심으로 이야기하는 것을 이해해 주시기 바랍니다. 한국도 곧 이러한 상황이 올 것이기 때문에, 상상하면서 들어주세요. 일본 기업에서는 근무시간이 장시간 되니, 이를 줄여야겠다고 생각합니다. 일본은 현재 일하는 사람이 줄고 있습니다. 상황이 더욱 심각해지고 있으며, 축구에 비유를 하면 11명이 해야 하는데, 10명이 해야 하는 상황인거죠.

그래서 왼쪽으로 보시면, 고령화를 나타내고요. 인구 중 노인들의 비율을 표시하고 있습니다. 아래는 연도고요. 이것을 보고, 선진국 가운데 어느 나라일지 상상해보세요. 고령자가 40% 되어 결국 일하는 사람은 반밖에 안 된다는 것이지요. 고령자분들께서는 사회보장에 의존을 하게 되어, 사회비용이 굉장히 커집니다. 일본은 재정문제도 심각해지겠지요.

그것과는 상관없이 여자분들은 결혼 하면 70%가 일을 그만둡니다. 여자분들 중에 우수한 분들도 많은데요. 반면 스웨덴의 경우는 90% 이상 계속 일을 한다고 합니다.

그 일본여성들의 퇴직의 이유로는 장시간 노동이라고 생각했습니다. 일하는 사람이 준다는 것은, 출산율이 준다는 것과 연결됩니다. 출산율 저하의 요인 중 하나가 장시간 노동입니다. 장시간 노동과 출산율과는 상관관계가 있습니다. 한국에서도 출산율이 문제가 되고 있는 걸로 아는데, 일본도 심각합니다. 일본의 경우, 장시간 노동이 가장 높은 나라입니다. 좋은 식으로 얘기하면, 일을 굉장히 열심히 하는 날, 하지만 효율성은 굉장히 떨어지는 것이지요.

일본사람들 대부분 생산성이 낮아져 일을 더 하지만, 장시간 노동으로 또 생산성이 낮아지는 악순환이 반복되고 있습니다. 도요타, 혼다 등 세계적으로 유명한 대기업도 많지만, 일본의 실상은 이렇다는 사실에 저도 굉장히 놀랐습니다. 일하는 방식을 바꿔야 한다고 생각합니다.

플로렌스에서는 어떻게 일하는 방식을 바꿨는지 4가지를 설명해 드리겠습니다.

보통 9-18시까지 8시간 일을 하게 되는데요. 이동시간, 회의시간 등을 빼면, 3시간 정도 밖에는 일에 집중할 시간을 갖지 못합니다. 나는 오후 6시까지 일한다고 생각하지만, 3시간 밖에 일을 하는 거죠. 그래서 3시간 안에 꼭 해야 하는 일이 무엇인지 생각해야 합니다. 그래서 자신이 활용할 수 있는 시간을 파악하는 것이 중요합니다.

 첫 번째, 우선순위를 붙이는 것입니다.
저같이 우유부단한 사람인 경우 이것을 정하기 힘든데, 퇴근시간을 정하고, 그 안에 무슨 일이 있어도 일을 끝내려고 노력합니다.

두 번째, 내가 어디에 시간을 쓰는지 알아보는 겁니다.
슬림타이머를 활용, 일 비만에 걸린 자신을 아는 것입니다.

IT업계에서 일할 때, 메일을 많이 쓰는데, 메일만 쓰고 있으면 스스로 정말 일을 많이 하고 있다고 착각하기도 했습니다. 나는 어디에 시간을 쓰고 있는지 조사해봤습니다. 이는 회의 때 쓰는 스톱워치 같은 것인데, 다운로드가 가능하니, 모두 받아서 사용해보세요. 컴퓨터만 가지고 있다면, 쓸 수 있어요. 여러가지 항목들이 있는데요. 저것을 클릭하면 시간이 가다가, 클릭하면 멈추는 형식입니다. 보면 내가 어디에 시간을 쓰는지 알 수 있습니다. 저는 제 자신이 능력 있는 사업자라고 생각했습니다. 하지만 착각이었어요. 메일 쓰는데 4시간씩 걸리고 회의는 모두 참여하고, 그래서 굉장히 시간을 잘 못 사용하고 있었습니다.

세 번째, 그래서 ‘시간 먹는 벌레를 먹어버리자!’라고 생각했습니다.

일단은 메일입니다. 저는 메일을 한줄 한줄 꼼꼼히 읽어 가능한 한 모두 코멘트하려고 했습니다. 하지만, 과연 메일을 다 읽어야 하나? 라는 생각이 들었습니다.  그래서 답 메일을 줘야하는 것은 상대에게 표시를 부탁하는 방식을 사용했습니다. 메일제목에 피드백은 FB, 부탁은 oo 등. 알고 있어주세요(공유), 그리고 기한을 붙였습니다. 그래서 답장을 보내는 메일이 그 전보다 80%가 줄었습니다. 회사 내 규칙처럼, 이를 사용하자, 저 뿐만 아니라 회사 전체 메일 쓰는 시간을 줄였습니다.

회의도 엄청 많이 참석했는데, 사람들에게 “내가 필요해?”라고 묻자, 꼭 그렇지는 않은데요. 라고 했습니다. 그래서 꼭 있어야하는 것과, 아닌 것 등을 구분했습니다. 주요멤버, 서브멤버로. 이것뿐만 아니라 회의 시간도 줄였습니다. 지금까지는 좋은 생각이 나면 회의 중간에 끼어드는 경우도 많았는데, 그러면 회의가 끝나질 않습니다. 의제는 그 전에 공유하도록 했습니다. 메일리스트를 공유하지 않으면, 회의 때 이야기할 수 없다고 정했습니다. 거기에 제시한 문제에 대해서는 해결책이 있어야하는 것을 의무로 정했습니다. 만약 이곳을 회의라고 하면, 기록을 하는 사람들이 있죠. 기록할 때는 모든 사람들이 볼 수 있도록 빔프로젝트를 사용 했습니다. “모험, 언제까지 이것을 해라, 고 하면 모두 다 같이 보는 것 이죠” 그 전에는 일을 다른 사람에게 미루거나 모른다고 해버리기도 했는데, 이것이 없어졌습니다. ‘언제까지 해 주세요’ 라고 하는 것을 테스크라고 말하는데, 1시간 전에 이를 제출하도록 했습니다. 화요일 정규적 미팅이 있으면 월요일과 화요일 오전에만 다들 엄청 바빠졌습니다. 그래서 중간보고라는 제도를 만들었습니다. 그래서 정기회의가 잡혀있는 중간 목요일에 중간보고를 하도록 했습니다. 중간보고를 하게 되면, 어떻게든 뭔가를 하게 되었습니다. 그런식으로 태스크를 확실히 해결해나가는 전략을 짜봤습니다. 이것을 통해 보통 2시간 회의가 1~1시간 30분으로 줄었습니다.

문서작성의 경우는, 제로 상태에서 시작하기 보다는 매뉴얼로 일하면 좋겠다는 생각을 했습니다.

네 번째, 처음에는 관리직부터 적용하고 나중에는 모든 사원에게 확대 적용했습니다.

직원들에게 어디서나 일해도 괜찮다고 말했습니다. 생산성만을 강조하다보니, 모두들 일은 열심히 했지만, 사원간의 커뮤니케이션의 문제가 생겨, 이를 해결하는 방법도 생각하게 되었습니다.
앞에 세가지 방법들이 괜찮다는 생각이 들어서, 관리직에게 권했습니다. '6시까지 관리직에게 퇴근하라'고 이야기하기 시작했습니다.
모두들 좋아할 줄 알았지만 오히려 반대가 있었습니다. “이렇게 일이 많은데, 안됩니다.”, 저의 지시가 없으면 일이 안돌아가요. 제가 없으면 사람들이 모르는 부분이 생깁니다. 이 사람들이 인정받고 싶은 감정적인 부분이 있다는 것을 알게 되었습니다.
[바쁘다 = 충실히 일하고 있다]
[지시를 내려야 한다 - 사람들이 나를 의지한다]
[내가 없으면 일이 안돌아간다 - 내가 필요하다]

많은 일본인들이 바쁜게 좋다라는 인식을 가지고 있었습니다. 하지만 저는 명확하게 ‘당신이 없어도 일할 수 있는 메니저가 되라’고 말했습니다.
기획일은 집에서 하면 어떨까, 생각했습니다. TV 보면서 해도, 결과만 내면 되는 거 아닌가, 라는 생각이 들었습니다. 그러나 재택근무하는 경우, 효율이 늘어나는 것을 알았습니다.

5일 동안 재택근무를 실시하자 어떻게 된 일인지 오히려 생산성이 떨어졌습니다. 그래서 최소한 1번은 출근하고 싶다고 얘기했습니다. ‘외로움’ 때문이었습니다. 재택근무가 힘든 영업직 같은 경우는 가령 ‘스타벅스나 어디에서든 일해도 좋다’, ‘이어폰을 꽂으면 말을 걸지 못 한다’ 등으로 일을 집중해서 할 수 있도록 했습니다. 그렇게 플로렌스의 생산성은 높아졌지만, 반면에 직원들이 일을 하느라 어떤 이야기도 나누지 않는 상황이 생겼습니다.
그래서 ‘피카리 파토’라는 서로를 칭찬하는 제도를 만들었습니다.

일하기 혁명 이후의 사원들의 인생이 풍부해지고 개개인은 행복했습니다. 사원들은 남는 시간에 자기 개발에 시간을 쓰는 등 결국 일에 도움이 되었습니다.

일하기 혁명은 기업을 바꾸고, 기업이 바뀌면 업계가 바뀌고 업계가 바뀌면 기업사회도 바뀝니다. 기업사회가 바뀌면 나라가 바뀝니다.